HR- менеджер - специалист, который занимается оформлением новых людей (далее HR-m) Нанимающий менеджер - руководитель, в чью команду/ управление приходит новый человек (далее НМ)
Внутренний найм - найм человека в команду, без участия рекрутеров, силами команды либо по рекомендации
СОК - соглашение о неразглашении конфиденциальной информации, которое высылается вместе с договором оказания услуг
ЛД - личное дело, в котом хранится вся документация самозанятого, оказывающего услуги компании (договор, справка СМЗ, реквизиты, паспорт, резюме, условия сотрудничества)
Процедура оформления
1. Передача кандидата на оформление
✅ После того, как НМ принял решение в пользу кандидата, рекрутер уведомляет кандидата о том, что компания готовит и оффер и уточняет дату, когда кандидат готов выходить в смену. Далее рекрутер согласовывает дату с НМ, после чего дата указывается в оффере.
✅ Рекрутер направляет кандидату оффер, предварительно согласованный с НМ. После того, как кандидат принял оффер, с кандидатом связывается HR-менеджер.
📌 Если кандидат найден посредством внутреннего найма, нанимающему менеджеру необходимо запросить оффер для кандидата у HR-менеджера и направить контакты кандидата для направления оффера.
💡 Принятием оффера считается электронное сообщение от кандидата о том, что кандидат оффер принимает.
2. Передача документов
✅ HR-менеджер направляет кандидату сообщение с ссылкой на трек адаптации, где лежит вся необходимая информация о СМЗ, инструкция по регистрации в приложении мой налог и Яндекс форма для передачи документов для договора.
Кандидат регистрируется в приложении Мой Налог и заполняет форму для передачи документов.
3. Формирование ЛД
✅ После того, как форма на передачу документов заполнена кандидатом, HR-m формирует в Яндекс Диске папку “Личное дело сотрудника”, в которой должны быть собраны паспорт, регистрация, оффер, резюме, справка СМЗ, реквизиты сотрудника.
📌 HR-m открывает доступ к этой папке для юридического отдела и финансового отдела.
📌 HR-m поддерживает данные в папках актуальными, в случае изменений уведомляет финансовый и юридический отделы.
✅ Юр. отдел составляет договор и СОК, офис-менеджер подписывает и направляет HR-m. После чего документы направляются кандидату. После того, как кандидат отправляет обратно подписанные документы, они добавляются в папку ЛД.
✅ HR-m фиксирует в штатном списке наличие и статус договора кандидата.
💡 Во время начала периода выплат, руководители подразделений направляют ведомость по ЗП в финотдел, финотдел передает ведомость на согласование в службу HR, HR-m сверяет данные со штатным списком, подтверждает соответствие штата и дат приема/увольнения, после чего (получив подтверждение от HR службы) фин.отдел: расходы проводит выплату зарплаты.
❗ Если в ведомости присутствуют люди, которые не прошли оформление через HR и у HR нет по ним данным - выплата ЗП останавливается, пока не пройдет процедура оформления.
Процедура увольнения
- При принятии решения об увольнении сотрудника либо при принятии сотрудником решения о прекращении сотрудничества, руководитель отдела уведомляет HR-m об увольнении минимум за 5 рабочих дней до даты последнего рабочего дня.
- Перед увольнением HR-m проверяет наличие по чек-листу:
[ ] Наличие ЛД
[ ] Наличие всех чеков за отработанный период (сверка с главбухом)
- Далее Руководитель отдела подает информацию вместе с ведомостью в финансовый отдел:расходы руководителю фин. отдела: расходы.
- В день увольнения HR-m вместе с НМ фиксируют пункты exit chek list:
[ ] Сдача пропусков, ключей, оборудования компании (да/не требуется)
[ ] Удаление доступа в ПФ, битрикс, к Гугл Диску
[ ] Удаление из чатов и орг структуры
[ ] Сдача Кассы (да/ не требуется)
- После того, как все пункты пройдены, HR-m сообщает специалисту по выплатам ЗП, что можно сотрудника рассчитать.
- После последнего расчета запрашивается у сотрудника последний чек и отмечается последний пункт чек-листа:
[ ] Вся ЗП выплачена
При подаче ведомостей на выплату зп, HR сверяет наличие людей из списка в ведомости, которая сверена по штатному списку HR, если присутствуют люди, которые не прошли процедуру оффбординга через HR - выплата зп останавливается, пока не пройдет процедура оффбординга.